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3. Support und Administration
1. Allgemeine Fragen
Wird durch diese computergestützte Unterweisungsform nicht jegliche Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern unterbrochen?
Aber nicht jeder meiner Mitarbeiter hat einen eigenen PC?
Kann ein Mitarbeiter ohne jegliche PC-Erfahrung das System UWEB2000® überhaupt bedienen?
Wie lange dauert eine UWEB2000® Einführungsphase in meinem Unternehmen?
Was sagt der Betriebsrat oder der Sicherheitsbeauftragte zu UWEB2000® ?
Wie bewertet die EDV-Abteilung UWEB2000®?
Wie ist die Akzeptanz eines solchen EDV-gestützten Unterweisungssystems bei den Mitarbeitern?
Wie werden die diversen Themen erarbeitet?
Was sagen die Berufsgenossenschaften oder Gewerbeaufsichtsämter zu UWEB2000®?
Ist diese Unterweisungsform rechtlich abgesichert?
Verhält sich UWEB2000® ISO900x-konform?
Ist das Programm für mehrere Sprachen vorbereitet?
Kann ich mit UWEB2000® Kosten sparen?
Wird durch diese computergestützte Unterweisungsform nicht jegliche Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter unterbrochen?
Die Berufsgenossenschaften haben die Wichtigkeit von Betriebsschulungen dadurch hervorgehoben, dass sie in vielen unterschiedlichen Unfallverhütungsvorschriften auf eine Unterweisungspflicht hinweisen. Hierbei soll eine konstruktive Kommunikation die Inhalte vertiefen und zu abrufbarem Wissen bei den Mitarbeitern werden lassen. „Wer solche Unterweisungspraktiken anwendet, sollte sie unbedingt beibehalten, denn das ist die beste Art der Vermittlung von Wissen.“
Doch unsere Beobachtungen zeigen, dass derartige Unterweisungen in der Praxis nur sehr selten durchgeführt werden und daher die erwünschte Kommunikation gar nicht stattfindet. Die bekannte 80:20-Regel bestätigt sich auch hier. Bei maximal 20% der Mitarbeiter findet tatsächlich ein sachbezogener, persönlicher Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeitern statt. In 80% aller Fälle liegt die Kommunikation dagegen oftmals brach. Das möchten wir mit unserem System ändern.
Anfänglich konnte diesem Kommunikationsmangel trotz Einsatzes von computergestützter Unterweisungen nichts entgegengesetzt werden. Mittlerweile zeigt die Erfahrung aber, dass der Mitarbeiter schon nach einiger Zeit ein wesentlich höheres Wissensniveau erreicht. So kann er mit dem Vorgesetzten viel fundierter diskutieren.
Diese Diskussionen finden nun auch wirklich statt. Man kann beobachten, dass Mitarbeiter den Vorgesetzten wirklich sofort ansprechen, wenn ihnen nach Durcharbeiten der Themen Differenzen zwischen vermitteltem Wissen und dem Ist-Zustand am Arbeitsplatz aufgefallen sind.
Die weithin bekannten, sehr sinnvollen „5-Minuten-Gespräche“ finden mit UWEB2000® auch weiterhin statt.
Aber nicht jeder Mitarbeiter hat einen eigenen PC?
Das ist auch gar nicht erforderlich, denn das System läuft im Netzwerk, sodass ein Zugriff auf UWEB2000® von jedem Rechner aus möglich ist.
Häufig werden PCs auch in Aufenthalts- oder Raucherräumen aufgestellt, um Pausen für Schulungszwecke zu nutzen. Für diese Anwendungsform bieten wir Ihnen berührungsempfindliche Bildschirme (ohne Tastatur und Maus) an, die in einem stabilen Stahlgehäuse untergebracht sind. Die Bedienung dieses Systems ist dann ganz ohne Zusatzgeräte möglich und die Software kann per Fingerdruck und - falls angebracht - sogar mit Handschuhen bedient werden.
Kann ein Mitarbeiter ohne jegliche PC-Erfahrung das System UWEB2000® überhaupt bedienen?
Ja, ohne weiteres. Da die Schulungseinheiten so aufgebaut sind, dass sie mit nur wenigen Bedieneinheiten durchgeführt werden können, gestaltet sich die Handhabung sehr einfach. In den vergangenen Jahren hat sich herausgestellt, dass alle Mitarbeiter, auch solche, die hauptsächlich grobe, einfache handwerkliche Arbeiten verrichten, schon nach kürzester Zeit problemlos mit dem UWEB2000®-Konzept umgehen können.
Wir haben bei der Entwicklung von UWEB2000® sehr viel Zeit aufgewandt für die ergonomische Funktionalität: Bedienung, Lesbarkeit und Verständlichkeit der Themen. Speziell im Bereich der Didaktik werden wir regelmäßig durch das Institut „constructif“ für Lernen und Gehirnforschung beraten.
Für Betriebsabteilungen, Fuhrparks, Werkstattbereiche und ähnliche Einsatzorte kann z.B. auch ein berührungsempfindlicher Bildschirm (ein so genannter Touchscreen ohne Maus und Tastatur) eingesetzt werden.
Wie lange dauert die Einführungsphase von UWEB2000® in meinem Unternehmen?
Das System selbst ist in weniger als 1 Stunde einsatzbereit. Wir liefern Ihnen ein schlüsselfertiges System. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, ein eigenes System zu stellen oder der Weg via Internet als Nutzungsvariante. UWEB2000® im Unternehmen zu publizieren und bekannt zu machen nimmt natürlich je nach Größe des Unternehmens mehr Zeit in Anspruch.
Wir haben übrigens festgestellt, dass sich die einfache Bedienung schnell herumspricht und die Neugierde der Mitarbeiter weckt. Berührungsängste - falls überhaupt vorhanden - werden schon nach dem ersten Kontakt abgebaut und die leichte Erlernbarkeit wirkt motivierend.
Was sagt der Betriebsrat oder Sicherheitsbeauftragte zu UWEB2000®?
UWEB2000® erfüllt alle Anforderungen zeitgemäßen Datenschutzes. Auf dem UWEB-Server befinden sich keine persönlichen Daten und Angaben zur Person, abgesehen von Personalnummer, Vorname, Zuname und Abteilungszugehörigkeit. Auswertungsmöglichkeiten „wann“ und „wie häufig“ ein Mitarbeiter eine Unterweisung begonnen und nicht zu Ende durchgeführt hat, oder wie häufig bestimmte Fragen falsch beantwortet wurden, sind nicht möglich. UWEB2000® protokolliert lediglich, ob ein Mitarbeiter eine Schulung begonnen hat und an welchem Datum er diese erfolgreich durchgeführt hat. Der Mitarbeiter bekommt durch UWEB2000® wesentlich mehr Selbstverantwortung übertragen. Kunden berichten uns immer wieder von diesem äußerst positiven Nebeneffekt in ihren Betrieben, der zu mehr Motivation und Engagement und auch zu mehr Identifikation mit der Firma, für die man tätig ist, führt. Kurzum: Unerlaubte Verhaltenskontrolle wird mit UWEB2000® gänzlich unterbunden.
Was sagt die EDV-Abteilung zu UWEB2000®?
UWEB2000® ist komplett Internet/Intranet-Browser-basiert. Dadurch entfallen die bei anderen Systemen häufig erforderlichen Programminstallationen an den Arbeitsplätzen. Aufgrund des Programmkonzeptes besteht auch keine Notwendigkeit, aufwendige, systemnahe Administrationsarbeiten durchführen zu müssen. Das gesamte System läuft als „BlackBox“ komplett eigenständig und benötigt weder tägliche noch wöchentliche noch monatliche Wartungsarbeiten.
Selbstverständlich stellen wir aber einen systemnahen Zugang zur Verfügung, wenn dieser erforderlich sein sollte.
Wie ist die Akzeptanz eines solchen EDV-gestützten Unterweisungssystems bei den Mitarbeitern?
Die Mitarbeiter vor Ort treten in nahezu allen Unternehmen sehr offen und unvoreingenommen an diese neue Art der Unterweisung heran. Das System wurde jedesmal innerhalb kürzester Zeit als sehr sinnvolles Werkzeug erkannt und auch benutzt. Gleiches gilt für Abteilungsleiter- und Führungsebenen, obgleich hier die Themen Rechtssicherheit, Effektivität und Effizienz eine sehr hohe Priorität besitzen. Vereinzelt wird die Befürchtung geäußert, dass das Tagesgeschäft aufgrund eines weiteren Computersystems gestört werden könne.
Wie werden die Themen erarbeitet?
Die Themen werden durch unsere eigenen Sicherheitsexperten, Redakteure und Fachexperten im Arbeitsschutz, Umweltschutz, Chemie etc. anhand gesetzlicher Bestimmungen, UVV, BG-Informationen etc. didaktisch aufbereitet, leicht verständlich und ausführlich formuliert, im System erstellt und mit tatkräftiger Unterstützung unserer Medientechniker und Grafiker erläuternd illustriert. Wir verwenden einen Großteil der Entwicklung für diesen enorm wichtigen Bestandteil von UWEB2000®.
Was sagen die Berufsgenossenschaften oder Gewerbeaufsichtsämter zu UWEB2000®?
Die BG der chemischen Industrie und die Norddeutsche Metall, um nur zwei Beispiele zu nennen, haben in ihren Mitteilungsblättern diese Unterweisungsform als sehr hilfreiche Unterstützung der Vorgesetzten bei ihren Unterweisungspflichten gelobt. Einzelne Beamte von Gewerbeaufsichtsämtern, denen diese Form der Schulung vorgestellt wurde, sehen in ihr eine wesentliche Stütze der Verantwortlichen in den Betrieben und bestätigen die darauf basierende Verbesserung des Informationstransfers. Viele unserer bestehenden UWEB2000®-Kunden haben sich nach der Einführung unseres Systems in ihren Betrieb vom jeweiligen GA-Beamten vor Ort den rechtsgültigen Nachweis bestätigen lassen.
Ist diese Unterweisungsform rechtlich abgesichert?
In den Vorschriften wird gefordert, dass der Unternehmer oder Vorgesetzte vor Aufnahme der Tätigkeit und dann in angemessenen Zeitabständen unterweisen muss. UWEB2000® ist so aufgebaut, dass der Vorgesetzte gänzlich, im Rahmen seiner Verantwortlichkeit, seinen Mitarbeitern gegenüber eingebunden bleibt. Das gesamte UWEB-Konzept enthält vielfältige Mechanismen, um dieses sicherzustellen. Mittlerweile herrscht die allgemeine Meinung, dass eine herkömmliche Unterschrift wesentlich weniger Nachhaltigkeit ausdrückt als der konsequente Einsatz von UWEB2000®. Sprechen Sie uns gerne darauf an.
Verhält sich UWEB2000® ISO900x-konform?
Ja, denn die durchgeführten Schulungen, der aktuelle Status und auch die ausgedruckten Bescheinigungen sind jederzeit eindeutig identifizier- und nachvollziehbar. UWEB2000® geht aber noch weiter und ist absolut revisionssicher. So existieren auch Freigabeprozesse und Workflows etc. Das ist mit herkömmlichen Systemen, welche z.B. auf Powerpoint-Folien o.ä. basieren, nur sehr schwer erreichbar.
Ist das Programm für mehrere Sprachen vorbereitet?
Das Kernprogramm und die Bedienungselemente von UWEB2000® sind von vornherein mehrsprachig ausgelegt. Eine Übersetzung der vielen möglichen Unterweisungsthemen in andere Sprachen (z.B. Englisch, Französisch, Niederländisch, Türkisch, etc.) erfolgt erst auf Anfrage hin, kann aber kurzfristig in alle Weltsprachen durch SLH realisiert werden. UWEB2000® ist derzeit in 6 Sprachen verfügbar. (Deutsch, Englisch, Niederländisch, Türkisch, Chinesisch und Slowakisch).
So kann schon jetzt jeder Mitarbeiter das System in seiner eigenen Muttersprache bedienen.
Kann ich mit UWEB2000® Kosten sparen?
Selbstverständlich! Für einige unserer Kunden ist der Effekt der Kosteneinsparung sogar einer der Hauptgründe für den Einsatz von UWEB2000®. Wir wollen, bis auf das unten aufgeführte konkrete Beispiel, jegliche theoretischen Berechnungen vermeiden, denn Faktoren wie Arbeitserleichterung, Mitarbeiterentlastung und Rechtssicherheit können kaum in konkreten Zahlen umgewandelt werden. Natürlich kann auch z.B. durch eine Reduzierung der Häufigkeit meldepflichtiger Unfälle eine dramatische Kosteneinsparung durch entsprechend geringere BG-Versicherungsbeiträge erreicht werden. Es wäre jedoch vermessen zu behaupten, dass UWEB2000® diese Resultate ohne ein insgesamt stimmiges Firmenkonzept bewerkstelligen kann. Daher beschränken wir uns hier ausschließlich auf Tatsachen, nämlich auf die dauerhaften Erfolge unserer durchweg zufriedenen Kunden.
Einer unserer ersten Referenzkunden, eine Raffinerie der BP mit etwa 700 Mitarbeitern, setzt UWEB2000® seit etwa 7 Jahren erfolgreich für ihre internen Schulungen ein. Aufgrund des 4-Schichtbetriebes mussten Unterweisungen in der Vergangenheit immer außerhalb der Arbeitszeit bei Vergütung der üblichen Überstundensätze durchgeführt werden. Zudem ließen sich die Angestellten häufig nur mit Widerwillen während ihrer eigentlichen Freizeit schulen und waren aus diesem Grund alles andere als motiviert. Die Eliminierung dieser Überstunden durch Einsatz von UWEB2000® spart allein 250.000,00 Euro pro Jahr ein. Jährlich werden seitdem etwa 15.000 Einzelschulungen durchgeführt, eine zuvor nie erreichte und erwartete Zahl. Die Mitarbeiter arbeiten gern mit UWEB2000® und erfüllen freiwillig weit mehr als ihr Soll. Gerne stellen wir auch Kontakte zu unseren Referenzkunden her.
2. Technische Fragen
Wie wird UWEB2000® installiert?
Gibt es eine CDROM von UWEB2000®?
Benötigen meine Mitarbeiter einen Internetzugang für UWEB2000®?
Welche Anforderungen werden an den Arbeitsplatz-PC gestellt?
Warum muss JavaScript in meinem Browser aktiviert sein?
Kann die UWEB2000® Programmlizenz auf einem bereits bestehenden Datenbankserver (z.B. Microsoft NT) installiert werden?
Wie können Datensicherungen durchgeführt werden?
Kann UWEB2000® an bestehende Systeme z.B. SAP (HR), Baan, Paisy etc. gekoppelt werden?
Wie viele Mitarbeiter können in UWEB2000® angelegt werden?
Wie viele Schulungen können in UWEB2000® hinterlegt werden?
Gibt es eine Beschränkung gleichzeitiger Zugriffe auf UWEB2000®?
Kann UWEB2000® auf einem bestehenden Server (NT, Novell,Solaris etc.) installiert werden?
Gibt es auch eine UWEB2000®-Offline-Version, z.B. fuer Monteure oder Baustellen ohne permanente Netzverbindung?
Wie wird UWEB2000® installiert?
UWEB2000® wird als wartungsfreie „BlackBox“ (echtes Plug and Play) geliefert. Diese BlackBox ist fester Bestandteil der UWEB2000® Basislizenz. Ein zusätzlicher Applikations-/Datenbankserver ist nicht mehr erforderlich. Eine Installation auf einem bestehenden Datenbankserver (z.B. Microsoft NT) wird nicht unterstützt. Nur so können wir eine 100%ige Gewährleistung für die Lauffähigkeit des Systems übernehmen.
Gibt es eine CDROM von UWEB2000®?
Nein, eine CD-ROM zur Eigeninstallation existiert nicht.
Benötigen meine Mitarbeiter einen Internetzugang für UWEB2000®?
Nein, bei der so genannten „Intranet-Variante“ ist das ist nicht notwendig. Wir nutzen lediglich die bewährte Technologie des Internets.
Welche Anforderungen werden an den Arbeitsplatz-PC gestellt?
Einzige Maßgabe für den jeweiligen Arbeitsplatzcomputer ist eine Anbindung an das firmeninterne Netzwerk und die Möglichkeit, einen Internetbrowser („Internet Explorer“ ab Version 5 oder „Netscape“ ab Version 4 mit eingeschaltetem JavaScript) benutzen zu können.
Warum muss JavaScript in meinem Browser aktiviert sein?
Viele Funktionen lassen sich ohne JavaScript nur sehr unzuverlässig, langsam oder gar nicht ausführen. Sicherheitsbedenken sind nach unserer langjährigen Erfahrung mit der Internet-Technologie im Intranet nicht angebracht.
Kann die UWEB2000® Programmlizenz auf einem bereits bestehenden Datenbankserver (z.B. Microsoft NT) installiert werden?
Diese Möglichkeit besteht zur Zeit ausdrücklich nicht und sie ist auch nicht vorgesehen, denn nur so können wir 100% Lauffähigkeit garantieren.
Wie können Datensicherungen durchgeführt werden?
Grundsätzlich kann UWEB2000® auf verschiedene Art und Weise in Ihre bestehende Datensicherungsumgebung eingebunden werden. (z.B. via Arcserve, Veritas, ftp-Backup, Samba, NFS, Rsync etc.) Standardmäßig findet eine nächtliche Online-Datensicherung statt und zeitgleich dazu auch eine Offline-Sicherung via USB, ZIP-Medium oder Bandlaufwerk.
Kann UWEB2000® an bestehende Systeme z.B. SAP (HR), Baan, Paisy etc. gekoppelt werden?
Technisch gesehen besteht die Möglichkeit dazu, dieses muss jedoch individuell konkretisiert werden. Die Anbindung geschieht grundsätzlich immer nach Aufwand. Sehr häufig ist aber (bis auf einen einmaligen Stammdatenimport etwa) eine permanente Online-Anbindung an andere Systeme auch seitens der Betriebsräte gar nicht erwünscht. Schnittstellen, z.B. um einen Austausch an Personal- und Dokumentationsdaten zwischen UWEB2000® und SAP durchzuühren, sind standardmässig bereits relativ einfach möglich.
Wie viele Mitarbeiter können in UWEB2000® angelegt werden?
Grundsätzlich gibt es keine sinnvolle Begrenzung von Mitarbeitern. In unseren Entwicklungsumgebungen haben wir Tests mit bis zu 1.5 Millionen (theoretischen) Benutzern erfolgreich durchgeführt.
Wie viele Schulungen können in UWEB2000® hinterlegt werden?
Eine definitive Zahl gibt es nicht, da diese prinzipiell eher von der Größe des Datenspeichers und vom grafischen Umfang der Unterweisungen als vom System selbst abhängig wäre. In der Grundversion und bei sachgemäßer Erstellung des Systems lassen sich problemlos tausende von Themen erstellen und hinterlegen. Somit auch eine eher theoretische als praktische Grenze.
Gibt es eine Beschränkung gleichzeitig möglicher Zugriffe auf UWEB2000®?
Unser Lizenzmodell regelt lediglich die maximal mögliche Anzahl der zu unterweisenden Mitarbeiter im System. Begrenzungen bezüglich gleichzeitigen Zugriffs auf UWEB2000® existieren programmgemäß nicht und sind eher von der maximalen Netzwerkbandbreite, CPU-Last etc. abhängig. Ohne weitergehende Optimierungen und bei praxisnahen Bedingungen können durchaus tausende von Mitarbeitern „gleichzeitig“ Unterweisungen durchführen.
Kann UWEB2000® auf einem bestehenden Server (NT, Novell, Solaris etc.) installiert werden?
Diese Möglichkeit besteht zur Zeit ausdrücklich nicht, noch ist diese zukünftig geplant. Nur so können wir 100% Lauffähigkeit garantieren. Es existieren daher auch keinerlei Installations- und Portierungsmöglichkeiten via Datenträger (CDROM, Tape etc. ).
Gibt es auch eine UWEB2000®-Offline-Version, z.B. für Monteure oder Baustellen ohne Netzverbindung?
Ja, auch diese Möglichkeit besteht. Eine spezielle Java-basierende Offlineversion von UWEB2000® wird in diesem Fall z.B. auf ein Laptop installiert. Nach und vor Durchführung der Schulungen werden die notwendigen Daten sicher und verschlüsselt zwischen dem Laptop und zentralen UWEB2000®-Server synchronisiert.
3. Support und Administration
Wie und von wem werden Programmupdates durchgeführt?
Wie werden Themenaktualisierungen durchgeführt?
Können auch eigene Themen eingepflegt oder vorhandene geändert werden?
Kann das Erscheinungsbild des Programms (Zertifikate, Auswertungen) an die Vorgaben der Firma angepasst werden (Stichwort: 'Corporate Identity', 'Corporate Design')?
Wie hoch ist der Administrationsaufwand von UWEB2000® im laufenden Betrieb seitens der EDV-Abteilung (Stichwort: TCO)?
Wie hoch ist der Administrationsaufwand von UWEB2000® im laufendem Betrieb für die Fachkräfte und Abteilungen vor Ort (Stichwort: TCO)?
Wie und von wem werden Programmupdates durchgeführt?
Sie erhalten von uns alle Updates verschlüsselt zugesandt (i.d.R. als eMail-Anhang, selten auf einem Datenträger). Diese Daten können sehr einfach über einen Browser eingespielt werden. Solche Updates sind ohne weiteren Administrationsaufwand sofort einsatzfähig. Ein Neustart des Servers ist grundsätzlich nicht erforderlich.
Wie werden Themenaktualisierungen durchgeführt?
Die aktualisierten Themen werden Ihnen verschlüsselt zugesandt und von Ihnen bei Bedarf per Browser eingespielt.
Können auch eigene Themen eingepflegt oder vorhandene geändert werden?
Über das integrierte „Redaktionsmodul“ können beliebig viele Themen von Ihnen und Ihren Mitarbeitern selbst eingepflegt werden. Vorhandene Themen können an die Belange Ihrer Firma angepasst werden.
Kann das Erscheinungsbild des Programms (Zertifikate, Auswertungen) an die Vorgaben der Firma angepasst werden (Stichwort: „Corporate Identity“, „Corporate Design“)?
Das ist möglich und wird schon während der Implementierung von uns berücksichtigt. Diese Daten können jederzeit von Ihnen selbst angepasst werden.
Wie hoch ist der Administrationsaufwand von UWEB2000® im laufenden Betrieb seitens der EDV-Abteilung (Stichwort: „TCO“)?
Der Aufwand für die EDV-Abteilung beschränkt sich auf die Durchführung einer automatischen Datensicherung und in der Regel nur auf das übliche Hosting. Die Verwaltung des Systems geschieht nicht durch die IT. Insofern ist auch kein UWEB2000-spezifischer Anwendungssupport (Inhalte, Administration etc.) seitens der IT beim Anwender notwendig
Wie hoch ist der Administrationsaufwand von UWEB2000® im laufendem Betrieb für die Fachkräfte und Abteilungen vor Ort (Stichwort: „TCO“)?
Der Verwaltungsaufwand ist systembedingt sehr niedrig. Nach dem Zuordnen der Themen während der Implementierung reduzieren sich alle weiteren Arbeiten mehr oder weniger auf die Pflege des Mitarbeiterstamms. (Versetzung, Neueinstellung, etc)
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